Luật Lưu trữ; Nguyên tắc lưu trữ; Các hành vi bị nghiêm cấm và thời hạn lưu trữ hồ sơ

Trong Luật này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

 Lưu trữ là hoạt động lưu giữ tài liệu nhằm gìn giữ và phát huy các giá trị của tài liệu lưu trữ, phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, bảo đảm quyền tiếp cận thông tin của công dân.

Tài liệu là thông tin gắn liền với vật mang tin có nội dung và hình thức thể hiện không thay đổi khi chuyển đổi vật mang tin. Tài liệu bao gồm tài liệu giấy, tài liệu trên vật mang tin khác và tài liệu điện tử.

Tài liệu giấy, tài liệu trên vật mang tin khác là tài liệu tạo lập trên giấy, trên vật mang tin khác.

Tài liệu điện tử là tài liệu tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu.

Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng thuộc các chế độ chính trị - xã hội được lưu trữ theo quy định của Luật này và pháp luật khác có liên quan.

Bản sao tài liệu lưu trữ là bản chụp, in, số hóa, trích xuất nguyên văn toàn bộ hoặc một phần nội dung thông tin từ tài liệu lưu trữ.

Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng có mối quan hệ hệ thống và lịch sử.

Lưu trữ hiện hành là đơn vị, bộ phận thực hiện lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ vĩnh viễn được tiếp nhận từ cơ quan, tổ chức và tài liệu lưu trữ khác theo quy định của pháp luật.

Nghiệp vụ lưu trữ là việc xác định giá trị, thu nộp, bảo quản, thống kê, số hóa, tạo lập cơ sở dữ liệu và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.

Dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ là dữ liệu chứa thông tin cơ bản để mô tả về tài liệu lưu trữ và đặc tính của tài liệu lưu trữ, làm cơ sở để tham chiếu, đồng bộ giữa các cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ hoặc các tập dữ liệu tài liệu lưu trữ khác nhau.

Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ là tập hợp các dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ được sắp xếp, tổ chức để truy cập, khai thác, chia sẻ, quản lý và cập nhật thông qua phương tiện điện tử.

 Kho lưu trữ chuyên dụng là cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ, kỹ thuật để bảo quản, thực hiện nghiệp vụ lưu trữ khác và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

Lưu trữ tư là lưu trữ của cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng, tổ chức không phải là hội quần chúng do Đảng, Nhà nước giao nhiệm vụ.

Về nguyên tắc lưu trữ: Bảo đảm sự lãnh đạo của Đảng Cộng sản Việt Nam; sự quản lý tập trung, thống nhất của Nhà nước; sự tham gia của xã hội, cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng. Bảo đảm mục tiêu phát huy hiệu quả giá trị của tài liệu lưu trữ vì lợi ích quốc gia, dân tộc, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Bảo đảm quyền tiếp cận thông tin của công dân đối với tài liệu lưu trữ theo quy định của Hiến pháp và pháp luật. Bảo đảm công khai, minh bạch, đúng thẩm quyền theo quy định của pháp luật Việt Nam, phù hợp với chuẩn mực và thông lệ quốc tế. Quản lý tài liệu lưu trữ theo phông lưu trữ, kết hợp quản lý theo lãnh thổ, bảo đảm tính khoa học, hệ thống, khách quan, toàn diện và tính liên tục lịch sử của tài liệu lưu trữ. Bảo đảm an toàn, toàn vẹn, gìn giữ lâu dài tài liệu lưu trữ và thực hiện lưu trữ dự phòng tài liệu lưu trữ.

 Các hành vi bị nghiêm cấm: Chuyển giao, cung cấp, hủy trái phép hoặc cố ý làm hư hỏng, mua bán, chiếm đoạt, làm mất tài liệu lưu trữ do cơ quan có thẩm quyền của Đảng, Nhà nước quản lý; Làm giả, làm sai lệch nội dung, làm mất tính toàn vẹn của tài liệu lưu trữ và dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ; truy cập, sao chép, chia sẻ trái phép tài liệu lưu trữ, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; Hủy trái phép tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt; Sử dụng tài liệu lưu trữ hoặc lợi dụng hoạt động dịch vụ lưu trữ để xâm phạm lợi ích quốc gia, dân tộc, lợi ích công cộng, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia đình, dòng họ, cộng đồng; cản trở quyền tiếp cận, sử dụng hợp pháp tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức, cá nhân; Mang tài liệu lưu trữ ra nước ngoài, ra ngoài lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử trái quy định của pháp luật.

Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu bao gồm lưu trữ vĩnh viễn và lưu trữ có thời hạn.  Hồ sơ, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn bao gồm: tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt; hồ sơ, tài liệu về đường lối, chủ trương, chính sách, cương lĩnh, chiến lược; chương trình mục tiêu quốc gia, đề án, dự án quan trọng, trọng điểm quốc gia; hồ sơ, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn khác theo quy định của luật có liên quan và của cơ quan có thẩm quyền; hồ sơ, tài liệu lưu trữ có thời hạn là hồ sơ, tài liệu không thuộc trường hợp quy định tại hồ sơ, tài liệu lưu trữ vĩnh viễn.

Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu quy định được tính theo năm, tối thiểu là 02 năm và tối đa là 70 năm kể từ năm kết thúc công việc.

Trường hợp hồ sơ có các tài liệu lưu trữ với thời hạn khác nhau thì thời hạn lưu trữ hồ sơ được xác định theo thời hạn của tài liệu có thời hạn lưu trữ dài nhất trong hồ sơ.

Luật này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2025. 

Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 hết hiệu lực kể từ ngày Luật này có hiệu lực thi hành, trừ trường hợp quy định tại các điểm a, b, c và d khoản 1, khoản 5 và khoản 6 Điều 65 của Luật này./.